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关于修订印发《广州市慈善档案管理指引》的通知
（穗民[2026]31号）

　　各区民政局，各慈善组织：

　　为贯彻落实《广州市慈善促进条例》，进一步规范我市慈善档案管理工作，提高慈善组织的治理水平和社会公信力，促进我市慈善事业健康有序发展，我局修订了《广州市慈善档案管理指引》，现印发给你们，请根据实际情况参照使用。执行中遇到问题，请径向市民政局慈善事业促进处反映。

　　广州市民政局

　　2026年3月6日

广州市慈善档案管理指引

　　第一章 总则

　　第一条 为贯彻落实《广州市慈善促进条例》，进一步规范我市慈善档案管理工作，提升档案利用效益和管理水平，提高慈善工作透明度和社会公信力，推动我市慈善事业高质量发展，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国慈善法》等相关法律法规，制定本指引。

　　第二条 本指引所称慈善档案是指慈善组织在内部治理、财务管理、实施慈善项目等活动过程中形成的各种形式的具有凭证和查考价值的原始文件材料；档案管理是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、开发和利用等活动。

　　第三条 市（区）民政部门引导慈善组织依法做好慈善档案管理工作。

　　第二章 管理原则

　　第四条 慈善档案是慈善组织依法履行信息公开义务，接受社会监督和慈善信息资源的重要组成部分。慈善组织应确保慈善档案的准确、完整、系统、安全和可用，反映慈善活动开展的真实情况。

　　第五条 慈善组织应当加强对慈善档案管理工作的重视和保障，明确其法定代表人或者负责人的领导责任。具有公开募捐资格的慈善组织在开展公开募捐活动时，还应当建立公开募捐信息档案，确保妥善保管、方便查阅，避免出现捐赠人无法查询捐赠财产管理使用资料等违法违规情形。

　　慈善组织应当为投资活动建立专项档案，完整保存投资的决策、执行、管理等资料。

　　第六条 慈善组织应当建立健全档案管理制度，对文件归档、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案开发、档案利用、档案保密等方面制定相关规定。

　　第七条 慈善组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。鼓励推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

　　第三章 档案分类

　　第八条慈善组织应按照《档号编制规则》（DA/T 13-2022）和《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）要求和慈善组织开展业务情况进行档案管理。慈善组织文件档案归档范围与保管期限内容可参照附件《慈善组织文件材料归档范围与保管期限表》执行。

　　第九条 文书档案可以参考《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）的要求；会计档案整理可以参考《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）、《会计档案案卷格式》（DA/T 39-2008）、《电子会计档案管理规范》（DA/T 94-2022）的要求；照片档案整理可以参考《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）；数码照片归档整理可以参考《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）的要求；荣誉档案可以按实物材质特点，进行分类整理。

　　第四章 鉴定销毁

　　第十条 慈善组织应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定。对鉴定为继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注，经鉴定确定为无保存价值的档案，应按规定予以销毁。

　　第十一条 经鉴定可以销毁的档案，慈善组织应当编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、提名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，经慈善组织最高权力机构审核批准后进行销毁。销毁清册应当永久保存。

　　第十二条 慈善组织的档案鉴定销毁工作由该组织负责档案管理的部门开展，其他相关业务部门共同派员监销。

　　第十三条 涉密档案的销毁应当符合国家秘密载体销毁管理规定。

　　第五章 开发利用和信息化建设

　　第十四条 慈善组织在开展慈善活动等过程中形成的电子文件，应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）进行整理归档。

　　第十五条 慈善组织应当逐步开展慈善档案信息化建设，加强电子文件归档管理和档案数据库建设，确保电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性。

　　第十六条 市、区民政部门应当引导慈善组织积极加强慈善档案信息化建设，完善慈善信息资源共建共享机制。

　　鼓励慈善组织依法开发慈善档案信息应用服务系统和建立健全应用机制，推动慈善信息的共享应用。

　　第十七条 慈善组织应当建立健全档案开发利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。积极采用数据分析、文本挖掘等新方式，扩展档案开发的力度和深度，可以采用直接查阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子档案。

　　第十八条 利用慈善档案应当履行查阅手续，进行档案查阅登记和利用效果反馈记录。慈善组织档案管理工作人员应当对利用活动及时跟踪和监督。

　　第十九条 慈善组织应当根据行业自律公约和信息公开规定，合理公布慈善档案有关内容，不断提升透明度和公信力。

　　第二十条 慈善组织办公自动化系统和其他业务系统应当嵌入电子文件分类方案、归档范围与保管期限表和整理要求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档。

　　第二十一条 慈善组织应当统筹开展传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理的安全保密工作，采取有效措施严防电子档案信息篡改、丢失、外泄。

　　第二十二条 本指引仅作为慈善组织档案管理指引，不作为行政执法的具体依据，其中所依据的法律、法规、规章及相关档案管理规范文件等有更新具体规定的，从其规定。

　　第二十三条 本指引自印发之日起施行，后续将根据工作实际适时进行评估和修订。

　　附件：慈善组织文件材料归档范围与保管期限表【查看】

（本文源自：广州市民政局网站https://mzj.gz.gov.cn/gkmlpt/content/10/10721/post_10721510.html#346）